La magia de la organización

Hace unos días hablando con Gaby sobre qué temas escribir en el blog, hablamos de lo complicado que es organizarse cuando tienes tanta información a la mano y quiere consumir todo y parece que la horas del día no son suficientes. 

La verdad que constantemente siento que no me alcanza las 24 horas al día y eso que no soy mamá. De verdad a todas mis amigas que lo son, mis respeto y las admiro. 

Ahora les explico, desde que salí de la universidad por allá en el 2011, literal me sentí como los peces de buscando a nemo cuando logran escapar del consultorio del odontólogo, ajá y ahora qué?. 

Mi plan era tener mi negocio propio, pero como empezaba, por donde, y bueno lo primero que hice fue crearme rutinas que le dieran estructura a mis días. 

Desde ese entonces hasta acá he pasado por varios métodos de organización, cuando trabajas por tu cuenta es indispensable hacerlo porque si no se te va la vida en nada sin darte cuenta. 

En mi caso, no es que sienta que procrastino, la verdad es que como todos, hay días que no tengo ganas, pero la mayoría de las veces lo que me pasa es que me disperso, empiezo leyendo alguna información en internet, que luego me lleva a otra y termino viendo videos de gatitos en internet o un documental de como los japoneses atacaron pearl harbor. 

Y así pasan dos cosas, no termino lo que empecé y segundo me lleno de más información que sí es buenísimo, a mí me encanta estar informada, pero que produce como un efecto de sobre información (de esto también quiero hablar en otro artículo). 

En fin, luego de perfeccionar por muchos años e intentar diferentes técnicas la que a mi más me funciona es los bloques de tareas. 

Resulta que siempre la había usado, sin saberlo, y obviamente lo hacía así sin mucha metodología. 

Los bloques de tareas como herramienta

Los bloques de tareas es una herramienta de organización donde le pones una cantidad de tiempo a cada actividad y la organizas a lo largo del día, de la semana, etc. 

Yo antes lo hacía a la vieja escuela, cuando no sabía ni que eso tenía un nombre, agarraba un papel y al mejor estilo de los horarios de clases que hacíamos en el colegio, ponía de tal hora a tal hora, tal actividad y así iba ocupando todo el día. 

Ahora me actualicé y hago esto mismo con Google calendar, de verdad que esto me ha facilitado mucho la vida, igual a veces es probable que le diga a alguien que no tengo tiempo, porque la verdad es que aunque me organice y todo, siempre quisiera poder hacer más cosas, hay tantas cosas por hacer, tanta información, que siento que no puedo abracar todo y es normal y me lo digo siempre, pero bueno igual me da esa sensación de vez en cuando. 

Cómo utilizo Google calendar 

Google Calendar te dejará duplicar y copiar eventos - AS.com

Hay dos formas en las que organizo mi tiempo dependiendo de mi realidad en ese momento, les explico, una es cuando tienes un lienzo «en blanco» que es cuando trabajas desde tu casa y no tienes una rutina clara, tú te organizas tu tiempo como quieras, y la segunda es cuando tienes un trabajo de oficina o en el que tengas que cumplir un horario establecido por un tercero o bien puede ser la universidad que tienes un horario de clases. 

Vayamos con la segunda opción primero, que es más fácil, ubica en el calendario las horas que ocupas en esta actividad, (yo le sumo además las horas que me consume trasladarme hasta el sitio si aplica), ya ahí estás consumiendo 8 horas, 9 horas diarias y ahí vas a visualizar las horas que te quedan libres del día. 

Luego de esto anoto las cosas que hago diariamente, comer y bañarme por ejemplo, esto me ayuda a ser un poco más consciente del tiempo que utilizamos en actividades cotidianas y que si queremos ser más productivos, podemos ser realmente más eficientes en ellas. 

En la primera opción que es cuando tienes todo tu tiempo para organizarlo como tú quieras, yo empiezo primero por las rutinas diarias, esas que si o si hago diariamente y ahí voy viendo que agrego a qué hora. 

Aplicandolo en la vida cotidiana

Obvio no vayan a pensar que es que yo pongo un cronometro para bañarme y otro para desayunar, yo disfruto muchísimo comer, cocinar, y bañarme, y por lo tanto le doy su tiempo, pero evita que por ejemplo mientras como, me ponga a ver Titanic por millonésima vez y no me pare de la mesa hasta que vea que sucede con Jack y pelear porque los dos cabían en la puerta por milésima vez. 

Luego de anotar estas actividades obligatorias o rutinarias agrego las que considero más importantes, escribir el blog por ejemplo, aquí debería ir tu emprendimiento, o tu meta que quieres lograr, por ejemplo hacer ejercicio una hora diaria. 

La idea es ir jugando una especia de Tetris con el horario y también te vas a dar cuenta la primera vez que lo hagas que si puedes hacer más cosas solo es cuestión de organizarse. 

Yo también pongo cosas como llamar a mi mamá, y no porque se me olvide, es porque hago un espacio en el día para dedicarle a eso 100% , también agrego cosas como ver mis programas favoritos, si tengo alguna salida importante, cumpleaños, etc. 

Lo genial de Google calendar es que te avisa a tu celular cuando viene la próxima tarea, tienen muchísimas herramientas dentro de la app, que les doy un tip, yo lo usaba más en la PC, me parecía más cómodo, pero hace poco descubrí que en la app del celular tiene ciertas funciones que la de escritorio no hay. 

No les pongo el funcionamiento exacto, pero puedo hacer un próximo articulo donde les explique exactamente cómo funciona, o los trucos que aprendí de esta herramienta. 

Hay que ser flexibles, pero decididos

Si bien intento seguirlo lo más posible, no se frustren si anotaron todo y no hicieron casi nada, la verdad a mí me sirve para visualizar en que ocupo mi tiempo, y soy flexible, no hay problema si surge algo imprevisto, se modifica y ya está, no pasa nada. 

Yo los domingo o los lunes suelo revisar la semana, que hice, que no hice y que tengo anotado para la próxima, si anotaste 10 cosas y cumpliste con 2 tranqui, es un proceso acostumbrarse, lo importante es que tu seas consciente y quieras realmente hacer un cambio en tu vida y ser más puntual, organizado o lograr la frecuencia de ejercicios o lo que sea que te propusiste al iniciar esto.  

Avísenme si lo ponen en práctica o si tienen alguna otras herramientas de organización. Besitos y gracias por leer! 😊 

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